Dépenses Hospitalières: les HCL font le choix du zéro papier


Pour qu’un établissement public procède au règlement d’une dépense au profit d’un fournisseur, il doit adresser, au comptable de l’établissement, l’ensemble des pièces justificatives de la dépense (factures, marché public, RIB fournisseur, bon de commande, devis et attestation de service fait etc..). Jusqu’alors, ces documents « papier » étaient attachés au mandat pour transmission au comptable.
 
Depuis le 17 février 2014, les Hospices civils de Lyon se sont engagés dans la dématérialisation complète de la chaîne de la dépense fournisseurs. Désormais, la totalité des factures fournisseurs adressées aux Hospices Civils de Lyon (environ 1000 par jour) est reçue et numérisée dans un service spécialisé (le Centre de Services Partagés), centralisé sur le site de l’hôpital Édouard Herriot. Grâce à un outil informatique dédié, ces factures sont numérisées, puis rapprochées des éléments de leur application de gestion économique et comptable pour être validées et mandatées. L’ensemble des pièces justificatives du paiement est alors automatiquement associé au mandat lui- même dématérialisé.

La dématérialisation de la chaine de dépense supprime la production, le transport et l’archivage de plus de 4 tonnes de papier par an et contribue ainsi fortement à la démarche de développement durable.
 
Le projet se traduit par des gains de productivité significatifs (suppression de tâches manuelles, automatisation du processus de liquidation, centralisation et mutualisation d’équipes chargées du traitement des factures).

Cette dématérialisation avec les processus de traitement associés permet un raccourcissement des délais, tout en sécurisant davantage cette opération puisque désormais aucune facture ne peut échapper à l’enregistrement. L’établissement bénéficie ainsi d’une traçabilité complète de la facture de l’arrivée jusqu’à son paiement.
 
La numérisation du process permet un renforcement du dispositif de contrôle interne appliqué à la chaîne de la dépense en cohérence avec l’objectif national de certification des comptes Au total cette démarche s’inscrit dans une logique de professionnalisation de la gestion de la dépense fournisseur et d’automatisation des processus de traitement.
 
Cette concrétisation a été rendue possible grâce à 3 années de travail mené en commun par les Directions des Affaires Économiques et Logistiques, des Affaires Financières, des Systèmes d’Information des Hospices Civils de Lyon et les services du comptable. La démarche, pionnière en France, a nécessité non seulement une adaptation importante du système d’information mais aussi une remise à plat des procédures internes avec la redéfinition des responsabilités des gestionnaires.
 
Elle fait figure d’exemple pour l’ensemble des CHU et des établissements publics de santé. A ce titre les HCL ont bénéficié de l’accompagnement direct du ministère de l’économie et des finances tout au long du projet.

- 3 années de travail
- Plus de 400 000 € d’économies chaque année :
dont personnel : 380 000 €,
éditique : 15 000 €,
 transport : 15 000 €.
- Les économies de papier réalisées aux HCL et induites chez les fournisseurs sauveront chaque année près de 90 arbres.
- Gain archivage : 4 tonnes de papier, 397 paquets de 10 kg de pièces papiers ne seront plus transmis à la chambre régionale des comptes chaque année.
- Le Centre de Services Partagés : une équipe de 17 agents dont 5 affectés aux seules tâches de numérisation.
- Un format normalisé de communication avec le comptable dit « Protocole d’Echange Standard V2» (PES_MANDATS et PES_PJ).